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Nota Fiscal Digital é um serviço de guarda eletrônica de documentos fiscais emitidos. A via da nota fiscal de saída que cabe ao emitente, também conhecida como "via fixa", é convencionalmente impressa e guardada em papel, em arquivo próprio ou de terceiro. A impressão dessa via e os procedimentos decorrentes, tais como separação, manuseio, encadernação, guarda física, recuperação e consulta, são de difícil execução, demandam tempo e são naturalmente onerosos.
O serviço Nota Fiscal Digital é prestado pela Internet na modalidade ASP (Application Service Provider). Ou seja, pagando mensalmente um valor pré-estabelecido, o cliente obtém a guarda eletrônica da sua via de nota fiscal de saída (via fixa), sem limite de consultas, 24h por dia, 365 dias por ano, podendo a mesma ser pesquisada e impressa (cópia) ou enviada por e-mail.
O serviço de Nota Fiscal Digital consiste de:
| 1. |
Isenção da obrigação do contribuinte imprimir a via do emitente (via fixa) da NF de saída, através de um Regime Especial concedido pelo Estado e/ou Município do emitente. |
| 2. |
O envio diário, pelo contribuinte, de um arquivo contendo os dados de todas as NFs emitidas naquele dia, pela Internet, para o site da Datafix. |
| 3. |
Em até 4 horas, o arquivo enviado estará disponível para consulta na Web, com a imagem fidedigna das NFs. emitidas, podendo as mesmas serem pesquisadas por quaisquer campos-índices. |
| 4. |
Uma vez localizada a NF desejada, a sua cópia poderá ser impressa em impressoras laser / jato de tinta ou enviada por e-mail. |
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Quadro Comparativo para notas fiscais de saída
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| PROCEDIMENTO |
NOTA FISCAL CONVENCIONAL
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NOTA FISCAL DIGITAL |
| RECONHECIMENTO LEGAL |
Por convênio. |
Por Regime Especial. |
| IMPRESSÃO DA VIA "FIXA FIXA" |
Existe, em impressora matricial ou laser |
Não existe. |
| TRANSPORTE, MANUSEIO E ENCADERNAÇÃO DA VIA "FIXA" |
Existe. |
Não existe. |
| GUARDA FÍSICA |
Existe, em arquivo próprio ou de terceiro. |
Não existe. |
| GUARDA ELETRÔNICA |
Não existe. |
Existe. |
| RECUPERAÇÃO |
Arquivo, caixa, caderno de 500 notas etc.
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Internet. |
| CONSULTA |
Pesquisa manual nota a nota. Demanda tempo de procura e transporte. |
Pesquisa imediata por qualquer campo da nota (WEB). |
| CÓPIA |
Fotocópia e autenticação em cartório. |
Impressão simples da tela. |
| RELATÓRIOS |
Não existe. |
Dados das notas podem ser pesquisados e migrados para planilhas e outros sistemas. |
| SEGURANÇA NO ACESSO |
Não existe controle das notas pesquisadas e copiadas. |
Controle por senhas e logs das pesquisas e cópias. |
| TEMPORALIDADE DA GUARDA |
10 anos + ano corrente. |
10 anos + ano corrente. |
| DISPONIBILIDADE |
Horário comercial. |
24h por dia, 365 dias por ano. |
| CÓPIA DE SEGURANÇA |
Não existe. |
Existe. (backup e CD) |
Depoimento
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A Nota Fiscal Digital é um case de extremo sucesso na Vivo. Adotamos este processo de emissão de notas fiscais em 2001, no estado de São Paulo. O resultado foi tão bom que já expandimos para 8 estados e pretendemos implantar a NFD em todas as regiões em que atuamos.
A Nota Fiscal Digital nos proporcionou uma
redução de R$ 184.000.000,00
em riscos fiscais e ainda agilizou extraordinariamente
nossos processos. Antes, a segunda via de
uma nota fiscal levava até 30 dias
para ser emitida, agora levamos 30 segundos.
Outro benefício é que com este
processo reduzimos nossos custos em R$ 4.000.000,00
por ano.
Parabéns à Datafix pelo desenvolvimento da Nota Fiscal Digital. E parabéns ao nosso departamento fiscal por ter percebido as vantagens e implementado este processo na Vivo.
Emilia Louro
Gerencia de Planejamento Tributário - DCON - Vivo
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